CrossState eVoyce

CrossState eVoyce är en smart molntjänst för elektronisk fakturahantering. All fakturahantering sker på webben, med dator, surfplatta eller mobiltelefon.

Leverantörsfakturor skannas eller skickas elektroniskt som e-post / e-faktura till systemet som automatiskt läser in, tolkar och verifierar fakturainformation.

Automatiserbar kontering och attest av leverantörsfakturorna effektiviserar arbetsflödet. Slutligen bokförs fakturorna direkt i ert ekonomisystem.



Så fungerar det

Elektronisk fakturahantering är ett arbetssätt som allt fler företag drar nytta av. Syftet är att effektivisera hanteringen utav leverantörsfakturor och på så sätt spara tid och pengar genom att t.ex. inte längre behöva leta efter fakturor i pärmar.

Den elektroniska fakturahanteringen består av olika delar, vilka var för sig bidrar till effektivare fakturahantering. Maximal effektivisering uppnås när samtliga delar samverkar och skapar ett elektronisk flöde som leder från inskanning hela vägen till automatisk bokföring.

Med CrossState eVoyce kan man välja vilka delar man önskar och på så sätt skräddarsy en lösning som passar på bästa sätt.



Fakturaskanning

Ett grundläggande steg i elektronisk fakturahantering är fakturaskanning, där fakturor som anländer i pappersform skannas och automatiskt skickas till CrossState eVoyce 's moltjänst. Saknar ni skanner så har vi ett brett sortiment av skannrar för att uppnå maximal produktivitet i en redan befintlig miljö. Vi tillhandahåller även outsourcing av fakturaskanning. 

Tolking & verifiering

Med en marknadsledande, kraftfull och självlärande tolkningsteknik läser CrossState in fakturainformation som till exempel leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum. Manuell registrering och risk för felregistrering minimeras samtidigt som leverantörsfakturaflödet förenklas och behandlingstiden förkortas. 

Kontering & Attest

Förenkla och minimera det manuella arbetet ytterligare genom att att automatisera kontering av leverantörsfakturorna innan de skickas vidare på attest. Med åtkomst även utanför kontoret blir det enklare för medarbetarna att attestera. Risken att betalningar blir försenade minskas, samtidigt som kontrollen över var samtliga fakturor befinner sig ökar. 

Export

Automatisera bokföringen genom att integrera CrossState eVoyce med ert ekonomisystem. Beroende på vilket affärssystem ni använder finns stöd för till exempel automatisk uppdatering av av huvudbok och leverantörsreskontra, ankomstbokning (preliminärbokning), definitivbokning och makulering.

Kontakta oss gärna för mer information
Integration

CrossState eVoyce har robust stöd för marknadens ledande system. Till exempel:



















Våra kunder säger

"OptoSweden har gjort fakturaskanning till en icke-fråga. Bra kundhantering och effektiv projektledning har underlättat införandeprojektet." - Emil Olofsson, inköpschef, Mälarenergi AB

"OptoSweden har gett oss en snabb och effektiv fakturahantering." - Gudrun Malm, ekonomiassistent, Ståhl Fastigheter AB

"Vi leverer fakturaflytsystemer og tjenster, og har kunder med ekstreme krav til automatikk, treffprosent og skalebarhet. OptoSweden og FrontCollect er de eneste som tilfredsstiller våre krav." - Tore Solheim, VD, At Work System


Om ett par kunder

Eskilstuna ElektronikPartner AB

Eskilstuna ElektronikPartner AB designar och tillverkar kretskort till bland annat tunga fordonsindustrin, säkerhetsrelaterade produkter, infrastruktur och medicinska tekniska hjälpmedel. Tillsammans med partners inom mekanik och kablage kan de erbjuda en totallösning till slutkunden.

Det tidigare systemet som Eskilstuna ElektronikPartner AB använde för att läsa in och hantera fakturor fungerade så dåligt att de till slut övergick till att skriva in uppgifterna manuellt istället. När tjänsten var i drift var det bara 37 % av deras leverantörsfakturor som automatisk matchades på radnivå mot inköpsorder i det efterföljande systemet Monitor. Istället blev det massor av manuellt handpåläggning. Läs mer >


Viktor Rydbergs Skolor

Stiftelsen Viktor Rydbergs Skolor driver idag fyra skolor; en grundskola och en gymnasieskola i Djursholm norr om Stockholm, samt två gymnasieskolor i Stockholms innerstad. Den första skolan startades 1994. Idag har Stiftelsen Viktor Rydbergs Skolor knappt 2000 elever.

2011 började fakturahanteringen på Stiftelsen Viktor Rydbergs Skolor i Stockholm blir så stor att de insåg att de måste göra något åt den. - Dessutom ä det ju ganska omodernt att inte skanna fakturorna, säger Margelit Sigfridsson, ekonomiansvarig på VRG. Men det var från början lite av en slump att de kom i kontakt med OptoSwedens system. Läs mer >

Sagt i pressen

Digitaliserade fakturor
Rateko 4/2014 S 59 | Läs mer

ELON började i slutet av 2013 arbetet med att digitalisera sina fakturor, och ser stora tidsbesparingar på minimerad arkiveringstid.

Med 90 000 leverantörsfakturor om året har frågan om fakturaskanning varit på tapeten länge för ekonomiavdelningen på ELON Elkedjan Logistic i Anderstorp. Men det var först för två år sedan som de på allvar började leta efter en leverantör.
- Vi har pratat om fakturahantering i många år men tack vare en IT-chef i koncernen som drev på det här kom vi till skott. Vår lokala it-ansvariga sökte upp aktörer på marknaden och vi blev även uppvaktade av olika aktörer. De fick komma hit och visa, och så var vi ute och tittade hur det fungerade hos olika användare, berättar Annelie Andersson ekonomichef på EEL.